3PM ou comment faire de la PMO à la Proxym…

3PM ou comment faire de la PMO à la Proxym…

La fonction PMO: The big elephant in the room

On se demande parfois si finalement tout n’est qu’une affaire de gestion de projet au sein d’une société de services.

C’est pour cette raison que la fonction PMO (Project Management Office) occupe une place centrale chez ce type d’organisations. Les standards de cette méthodologie ont été validés et adoptés partout dans le monde.
Proxym n’en est pas une exception. En effet, Les fonctions PMO visent à mettre en place des cycles d’améliorations continues dans le processus de la gestion de projets. L’objectif est d’augmenter son niveau de maturité au sein de Proxym selon les interactions entre les 4 quadrants: Client, Stratégie, Gestion et Production .

Le niveau d’amélioration devra être mesuré en termes de:

1. Capacité et compétences de l’équipe pour répondre aux objectifs
2. Projets livrés à temps
3. Réduction des coûts et augmentation de la profitabilité,
4. Satisfaction client.

En revanche ce qui est particulier dans “la PMO à la Proxym”, c’est le fait d’avoir développé une approche bien propre à la réalité de l’entreprise; une approche qui émane de l’intérieur tout en capitalisant sur les best practices connues et reconnues.
Il s’agit de Proxym Project Portfolio Management ou 3PM, un projet qui s’inscrit dans la nouvelle vision que souhaite apporter la fonction PMO au sein de Proxym initié et conduit en étroite collaboration avec la BERD. Une vision à la fois constructive (garder et renforcer les bonnes pratiques) et novatrice (combattre les méthodes obsolètes).

Notre PMO Karim Borni n’a pas peur de l’éléphant et mieux encore il a réussi à le dompter. Notre Project Management Officier revient dans cet article sur le Projet 3PM qu’il mène au sein du groupe, les principaux challenges et les retombées de cette approche.

Comment est né le projet 3PM ?

Analyse de l’existant:

Le projet 3PM est né d’une quête de renouveau et d’amélioration continue “des processes” internes. Une analyse en profondeur sous forme d’enquête d’évaluation auprès des chefs de projets (PMO) a été menée en étroite collaboration avec un consultant de BERD qui a contribué également à l’élaboration de la solution.

Pour ce faire, nous avons approché les chefs de projets et leurs avons demandé leurs “pains”, les blocages, les pré-requis (techniques- personnels) non existants, etc.
La même enquête a été menée auprès des « respôles », idem pour la qualité (CAO), la finance et la direction générale avec un recueil des attentes en termes de suivi, reporting, etc.

Cette enquête a été accompagnée d’une autre étude qui visait à situer Proxym sur une échelle de maturité par rapport à la gestion des projets pour une entreprise de sa taille et niveau d’ancienneté.
Nous avons essayé d’être objectifs en entreprenant la lecture et de prendre les réponses telles qu’elles sont afin d’établir un diagnostic non biaisée.

Nous voulions aussi aller au-delà des symptômes poéur connaitre les vraies causes derrière ces dysfonctionnements d’où l’approche de « root cause analysis » que nous avons suivie.
Les réponses des intervenants peuvent s’apparenter au côté apparent de l’iceberg et leurs causes respectives sont la partie submergée que nous avons complétée avec chaque groupe d’intervenants comme illustré ci-dessous.

 

                         

Résolution:

Par la suite nous avons essayé de trouver des remèdes pour chaque problème : Nous avons procédé à une classification des problèmes dans des groupes collectivement exhaustifs et mutuellement exclusifs selon la solution retenue.
Il s’agit d’une modélisation assistée et outillée du process de gestion que nous avons baptisée « la potion magique » et qui repose sur 6 ingrédients :

Améliorer la Transparence (T) :

Partager les informations propres au projet avec les parties prenantes pour s’assurer que les intervenants comprennent le cadre, les repères et les jalons qu’ils devraient suivre tout au long du cycle de vie du projet

Augmenter le Contrôle (C)

La mise en place de processus récurrents, faciles à adopter et à appliquer, connus de tous et régulièrement mis à jour, est essentielle à la réussite de la bonne gestion des projets

Assurer la visibilité (V)

Créer un système unique de suivi de projet et de processus basé sur un outil de gestion pour permettre aux bonnes personnes l’accès à des informations et données de projet en temps réel.

Automatiser et Optimiser les processus (P)

Continuer à avancer sur le projet en réduisant l’effort manuel et en faisant appel à des tableaux de bord qui illustrent la situation des projets (status report) et l’avancement du planning, etc.

5. Instaurer et Suivre les bonnes Métriques (M)

Définir, instaurer et suivre les bonnes mesures de réussite du projet, y compris les jalons des différents états du projet : planning, relation client, delivery, qualité et financier.

6. Assurer l’Apprentissage/Learning et la Montée en compétences/Development (L&D)

Accompagner les chefs de projets pour se former, suivre et faire évoluer leur connaissance des méthodologies de gestion de projet, de communication, de gestion des équipes projets afin de les aider à affirmer leur leadership grâce à un coaching et un mentoring combiné.

Nous avons donc mis noir sur blanc le cycle du projet, input, rôles et responsabilités de chacun,  toujours dans une volonté de rester pragmatique et pratico-pratique.

Il faut avoir un garde-fou dont la mission est de veiller sur le respect de ces normes et un coordinateur qui va faciliter le travail pour ne pas bloquer les employés par la simple bureaucratie.
Nous avons donc mis en place un workflow depuis la phase avant-projet jusqu’à la clôture finale et le bilan du projet (projet gagnant, takeaways en terme de capitalisation sur les ressources, apprentissages, socles à réutiliser, etc. )

Une méthodologie Proxym, une méthodologie “En marche”… ni de Gauche ni ne de Droite

La gestion de projet diffère d’une personne à une autre, d’un client à un autre, Personne n’a raison et personne n’a tort. Mais cela implique d’avoir différentes méthodes d’évaluation ce qui est insoutenable.
Toutes ces méthodes doivent être formalisées de façon à avoir une seule et unique façon de faire relative à Proxym, adoptée par tout le monde et appliquée avec tous les clients.
Dans notre approche nous avons essayé de rester le plus fidèles possible à notre réalité en tant que Proxym plutôt que de chercher à se conformer à des normes et standards externes, sans pour autant les exclure totalement. Car, notre but finalement est de s’améliorer et ne pas de se vanter d’avoir des certifications sans aucune retombée réelle et palpable sur notre travail au quotidien.

C’est une continuité nous n’avons pas commencé de 0. Nous avons capitalisé sur les points forts et essayé d’améliorer les faiblesses. Nous avons allégé ce qui est complexe et théorique et ajouté ce qui n’existe pas.

Nous avons donc essayé de développer une approche qui retient les bonnes pratiques et les points forts de chaque méthodologie et qui est assez flexible pour être appliquée avec tous les clients quel que soit leur niveau de maturité.
Et la raison la plus simple pour instaurer cette méthode; le jour où l’on se trouve dans l’obligation de changer le chef de projet, son successeur pourra poursuivre le travail facilement… Une continuité assurée indépendamment de la personne.

 

 3PM : Un mindset renforcé par un outil

Afin de mettre en vigueur l’approche 3PM et lui donner vie au quotidien,  quoi de mieux que de faire un outil qui permet d’automatiser les règles définies et traduire le workflow relatif au cycle de vie du projet.
De cette façon tout le monde est soumis aux mêmes normes.

Désormais, la plateforme 3PM est l’incarnation même de l’approche et pour la plupart ils ne font plus qu’un.

L’outil a été développé en interne avec l’étroite collaboration de tous les responsables pôles et chefs de projets avec des réunions périodiques régulières afin d’être capables d’apporter les bons diagnostics qui émanent de vrais besoins et de mettre les bons mots sur leurs préoccupations et priorités.

Les retombées et résultats

Une culture plus inclusive et fédératrice

Quoique encore dans ses premiers stages, l’approche commence à faire partie du rituel des parties intéressées. de nouvelles habitudes sont en train de se mettre en place et d’autres sont en train de disparaître.
Nous veillons à ce que cette transition se passe de la manière la plus fluide et naturelle possible. L’approche 3PM est inclusive et vise à fédérer tout le monde pour l’intérêt général de l’entreprise et non pas des personnes ou des projets quelque soit leur ampleur ou importance.

Une nouvelle culture est en train de voir le jour toujours en cohérence avec les valeurs de Proxym.

 3PM “On Practice”: Premier Verdict

Au niveau de la communication: De nettes améliorations en matière de communication notamment au niveau de la communication avec les clients on été constatées parmi les chefs , car, admettons-le, les chefs de projets n’ont pas tous de bonnes facultés de communications mais cela s’acquiert avec ce type de process.
La formalisation pousse les chef de projets à adopter un style de communication plus formalisé et uniforme avec tous les clients.

Décision centralisée, responsabilité partagée: les CDPs sont de moins en moins dans l’improvisation grâce à la Canalisation du flux de communications internes.
désormais , il y a une “instance” qui tranche car elle a toutes les données à portée de main alors qu’avant chacun voyait les choses de sont point de vue.

Suivi et traçabilité: Désormais le dashboard fournit toutes les informations relatives à l’état d’avancement, les actions réalisées et prévues, les intervenants avec des indicateurs de performance faciles d’accès et des rapports analytiques détaillés, actualisés et précis.

Transparence,équité et visibilité: les conflits entre les chefs de projets ont beaucoup diminués car ils sont plus conscients qu’ils font partie de la même équipe et qu’ils ont les mêmes intérêts et qu’il y a une instance régulatrice neutre qui veille à un intérêt plus globale de l’entreprise et non pas du projet.

Formaliser l’apprentissage et le transfert de connaissances: Nous sommes en train de consolider l’information et avoir une trace et un historique pour chaque projet. C’est l’un des objectifs principaux de l’outil.   l’information n’est plus éparpillée. Toute information ou document relatif a un projet donné est attaché au niveau de l’outil pour constituer notre bible de projets.

 

 

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